Algumas Matérias

Dê Adeus à Burocracia - Invista em Simplicidade
Brasília, 03 de novembro de 2002

:: Da Redação - Correio Braziliense

De um lado da mesa, o computador de última geração alerta que a caixa de mensagens eletrônicas está prestes a estourar. Na outra ponta, pastas abarrotadas de cópias de memorandos, formulários e projetos que sequer têm espaço nas pautas mais recentes da instituição. Perdido diante de tanta informação, o funcionário burocrata. Mesmo empregado em uma empresa privada, ele é capaz de criar tantos empecilhos nos processos produtivos quanto um servidor público tradicional, daqueles que se recusam a participar dos cursos de reciclagem e qualificação profissional oferecidos pelo governo.

As conseqüências dessa atitude, aponta Laerte Cordeiros, espalham-se por todos os níveis da organização. ‘‘Ao mesmo tempo em que afeta a criatividade das equipes de trabalho, a burocracia gera custos extras’’, alerta o diretor da consultoria paulista Laerte Cordeiro e Associados. ‘‘Tudo o que um empresário não quer ver dentro do balanço da empresa.’’

Para eliminar o desperdício de talentos e papel, uma atitude que soa fácil: investir em simplicidade. Antes de gastar uma tonelada de papel e tinta para imprimir um relatório que está na Internet, avaliar se não seria mais rápido e econômico salvá-lo em um arquivo no computador ou copiá-lo num disquete. Sócia-diretora do Insight — Instituto de Integração Homem-Trabalho, Solange de Castro alerta que a guerra contra a burocracia só surte efeito quando é declarada por todos os funcionários da organização.

‘‘Um documento só passa por tantas mãos dentro da empresa porque existem dúvidas sobre à eficiência do trabalho do outro’’, acredita a psicóloga. ‘‘Sempre tem que se tirar mais uma cópia para uma última revisão.’’ Para Daniella Caminha, da Soma Desenvolvimento Humano, o excesso de cópias se agrava devido a falhas na comunicação interna da organização. Em empresa onde a divisão de tarefas não é clara entre os funcionários, impera a duplicidade de trabalhos.

‘‘É o chamado vaivém de papel. Depois que uma tarefa é cumprida, descobre-se que o verdadeiro responsável pelo setor nem sabe da existência da ordem.’’ O excesso de mandos, aponta a consultora, está intimamente ligado à vaidade. Qual chefe recém-empossado não coça os dedos ao descobrir que pode mudar a forma que sua equipe trabalha? ‘‘Alguns se rendem às regalias do poder e acabam emperrando os processos de tomada de decisão’’, ressalta Daniella.

Para escapar do emaranhado de regras dos manuais internos, a consultora aposta no estímulo ao bom senso. ‘‘Se um problema pode ser resolvido com um simples telefonema, para que escrever um e-mail?’’, pergunta Daniella. ‘‘Em vez de se preocupar em criar regras, os empregados devem investir em simplificação dos processos. Tudo o que é simples, rápido e barato chama a atenção dos empresários.’’

Sem nhenhehém 
Brasília, 03 de novembro de 2002

Administre o tempo que você dedica ao trabalho e planeje a execução das atividades de sua responsabilidade. Dessa forma, você não perde tempo apagando incêndios. Concentra os esforços no cumprimento das metas estabelecidas na agenda.

Analise se o papel que você pretende arquivar será realmente útil em uma situação futura. Na maioria das vezes, a informação pode ser recuperada com uma simples ligação à pessoa que lhe enviou o documento.

Procure saber, antes de assinar ou redigir um documento, se você não pode incluir outras informações no mesmo trabalho. Se sim, redobre os cuidados com a objetividade. Mesmo cheio de novidades, você não pode transformar um simples relatório em uma enciclopédia.

Declare guerra às cópias. As vias só servem para disseminar a burocracia dentro da empresa. Se o documento precisa ser analisado por outro funcionário, entregue o original a ele. Depois, discuta se o papel precisa ser arquivado e quem dos dois vai fazer isso.

Conheça o funcionamento de todos os setores da empresa em que você trabalha. Se a distribuição das tarefas for bem definida entre os funcionários, fica mais simples detectar quando ocorre duplicidade de trabalho.

Evite estabelecer normas para acabar com a burocracia. A atitude só serve para emperrar ainda mais os processos produtivos. Em vez de instituir que um relatório não pode ter mais de 15 linhas, procure disseminar o bom senso entre as pessoas que normalmente redigem esses documentos.